Dla państw będących sygnatariuszami Konwencji Haskiej stosuje się uproszczoną procedurę apostille. W innych przypadkach konieczna jest standardowa legalizacja, obejmująca m.in. wizytę w ambasadzie danego kraju.
W Polsce legalizacja przybiera formę specjalnej naklejki z podpisem urzędnika, pieczęcią i hologramem.
Jak przebiega proces legalizacji dokumentu?
Dokumenty odgrywają kluczową rolę w sytuacjach prawnych i handlowych. Ich nawet najmniejsza niejasność może doprowadzić do problemów prawnych, a nawet unieważnienia umowy.
Proces legalizacji dokumentu przebiega na kilku poziomach:
1. Poświadczenie przez odpowiedni organ krajowy – dotyczy to dokumentów urzędowych, takich jak akty stanu cywilnego czy dokumenty edukacyjne.
2. Legalizacja dokumentów w MSZ – urząd weryfikuje pieczęcie i podpisy na dokumencie.
3. Legalizacja w ambasadzie kraju docelowego – wymagany etap, jeśli dany kraj nie uznaje apostille.
Ministerstwo Spraw Zagranicznych odpowiada zarówno za legalizację dokumentów przeznaczonych do krajów spoza Konwencji Haskiej, jak i za wydawanie apostille dla dokumentów skierowanych do państw sygnatariuszy konwencji.
Kto legalizuje dokumenty handlowe i edukacyjne?
W przypadku dokumentów związanych z handlem i biznesem proces legalizacji przeprowadza Krajowa Izba Gospodarcza. To ona poświadcza m.in. certyfikaty pochodzenia towarów, faktury oraz zaświadczenia o statusie firmy.
Osoby planujące naukę lub pracę za granicą mogą potrzebować legalizacji dokumentów edukacyjnych. W zależności od rodzaju dokumentu proces ten realizują:
· Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej (NAWA) – legalizacja dyplomów uczelni wyższych,
· Kuratoria oświaty – poświadczanie świadectw szkolnych,
· Okręgowe komisje egzaminacyjne – weryfikacja świadectw maturalnych.
Co jeszcze można zalegalizować?
W ramach legalizacji można również:
· uzyskać tłumaczenia przysięgłe dokumentów wymagających apostille lub legalizacji,
· otrzymać poświadczenie pieczęci notarialnej w sądzie okręgowym,
· uzyskać poświadczenie świadectw niekaralności, odpisów KRS i kopii dokumentów notarialnych.
Legalizacja dokumentów to niezbędna procedura dla osób i firm działających międzynarodowo. Warto dokładnie sprawdzić, jakich formalności należy dopełnić, aby uniknąć wyjątkowo nieprzyjemnych problemów prawnych za granicą.
