Kiedy przechowywać, archiwizować, a kiedy niszczyć dokumenty przedsiębiorstwa?

Kiedy warto przechowywać dokumenty w biurze?

Wydaje się, że przechowywanie dokumentów w biurze nie ma większego sensu, zwłaszcza jeśli w firmie obowiązuje zasada „clean desk”, czyli czystego biurka. Tymczasem warto pozostawić nieco dłużej te dokumenty, które w toku pracy mogą okazać się potrzebne. W niektórych przedsiębiorstwach funkcjonują także regulaminy, które określają, jak długo przechowywane są dokumenty w siedzibie. Jeśli jednak takie wytyczne nie zostały opracowane, warto kierować się własnymi potrzebami. Pamiętajmy też, że zbyt długie przechowywanie dokumentów w biurze, zwłaszcza tych, na których już nie pracujemy, może negatywnie wpływać na proces archiwizacji.

Które dokumenty trzeba archiwizować?

Archiwizacji podlegają dokumenty, które ustawodawca nakazuje przechowywać przez określony czas, głównie do celów dowodowych. Naszym obowiązkiem jest:
 

• wyszczególnienie dokumentów podlegających archiwizacji,
• wyznaczenie okresów przechowywania,
• opisanie teczek i segregatorów,
• przechowywanie dokumentów w bezpiecznych warunkach.
  
   

Warto zapoznać się ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi archiwizacji dokumentów. Znaleźć je możesz pod adresem https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/opole/. Co ciekawe, archiwizować można też dokumenty, które nie są wymagane przez ustawodawcę, ale z punktu widzenia zarządzania firmą są istotne, a ich ewentualne odzyskanie może być trudne. Nie archiwizujemy natomiast dokumentacji, która była przechowywana w firmie do terminu wymagalności, chyba że nadal jest nam potrzebna. Sprawdź więcej informacji dotyczących archiwizacji akt https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/opole/.

Kiedy można bezpiecznie zniszczyć dokumenty?

Niszczenie to ostatni etap pracy z dokumentacją. Do utylizacji trafiają dane, które nie są już wymagane przez prawo lub utraciły wartość dla firmy (dotyczy dokumentów, których nie trzeba przechowywać). Co ważne, proces utylizacji obejmuje zarówno dokumentację papierową, jak i nośniki danych elektronicznych. Firma Rhenus Office Systems Poland oferuje profesjonalne niszczenie dokumentów, dysków twardych czy płyt. Propozycja współpracy dla przedsiębiorstw z Opola dostępna jest na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dyskow/opole/. Niszcząc prawidłowo dokumenty, zdejmujemy z siebie odpowiedzialność za zawarte w nich dane.